Od recepce k vedení obchodního oddělení. Martina Drozdová už téměř 15 let pomáhá získávat projekty pro Valbek

Za každým úspěšným projektem stojí nejen projektanti, ale také lidé, kteří vytvářejí podmínky pro to, aby vůbec mohl vzniknout. Jedním z nich je i obchodní oddělení.

Martina Drozdová je s Valbekem spojená už dlouhá léta. Její profesní cesta je důkazem, že vytrvalost, pečlivost a chuť učit se novým věcem mohou otevřít nečekané příležitosti. Jak vypadá práce, bez které by se žádná zakázka nerozběhla? Co všechno se skrývá za přípravou nabídek a proč je obchodní oddělení jedním z klíčových článků celého procesu? O tom i o profesních zkušenostech, týmové spolupráci a osobních výzvách jsme si povídali s vedoucí obchodního oddělení společnosti Valbek, Martinou Drozdovou.

Ve Valbeku působíš téměř 15 let. Jaká byla Tvoje cesta od recepce až na pozici vedoucí obchodního oddělení?

Myslím, že to bude 13 let, nepředbíhala bych, aspoň v datech, přináší to smůlu.

Před 13 lety jsem objevila inzerát, kde se hledá osoba na pozici vedoucího obchodního oddělení. Valbek mne pozval na pohovor a během 3 kol pohovorů nastalo ve společnosti několik změn a když mi nakonec volali s rozhodnutím, oznámili mi, že už nehledají vedoucího obchodního oddělení, ale uvolnilo se místo na recepci, jestli bych o to měla zájem. Ano, zájem jsem měla. Nastoupila jsem na recepci, kde jsem byla několik měsíců. Když nastaly ve Valbeku další změny, byla mi nabídnuta pozice referentky v obchodním oddělení. Tady jsem se začala seznamovat pak s veřejnými zakázkami a systémem podávání nabídek a chodu celého obchodního oddělení. No a asi po 4 letech jsem nastoupila na pozici vedoucí obchodního oddělení a na této pozici jsem již skoro 8 rokem.

Když se řekne „obchodní oddělení projekční kanceláře“, co si pod tím mají lidé představit? Co je hlavní náplní vaší práce (referentek)?

Obchodní oddělení naší projekční kanceláře eviduje veškeré došlé poptávky, komunikuje s vedoucími ateliérů a zjišťuje jejich zájem o nabídky. Pak samozřejmě chystá případnou samotnou nabídku. S čím souvisí i evidence a údržba aktuálnosti dokladů jako třeba autorizací, certifikátů, osvědčení apod. Dále obchodní oddělení má na starosti následné administrativní vedení zakázek s čím souvisí smlouvy, dodatky, faktury…

Jak důležitou roli hraje obchodní oddělení při vzniku nových projektů a zakázek?

Obchodní oddělení stojí na úplné startovací čáře všech následných projektů či zakázek. A to buď ve formě poptávek, objednávek, veřejných zakázek či cenových nabídek. Dále má důležitou roli i v průběhu vedení zakázek, kdy se stará smlouvy, dodatky, faktury, atd.

Věnuješ se především soutěžím veřejných zakázek. Jak celý proces probíhá a co všechno je potřeba zajistit, aby mohla být nabídka vůbec podána?

Jsem zodpovědná za to, že nabídka bude kompletní, dokumenty v ní budou platné a bude mít všechny náležitosti požadované v zadávací dokumentaci.

Kolik lidí se na přípravě jedné nabídky obvykle podílí a jaká je spolupráce s projektanty a dalšími odborníky?

Efektivní je, když se jedné nabídce od začátku do konce věnuje pouze jeden člověk. Nicméně je velmi běžná a někdy i nezbytná komunikace mezi obchodními odděleními napříč naším holdingem a neméně důležitá je spolupráce se samotnými projektanty. Díky nim jsme schopni zajistit co nejpřesnější informace například k referencím.

Jsou nějaké zakázky nebo projekty, na které jsi obzvlášť pyšná a proč?

Za těch13 let jsou to asi každoroční Rámcové dohody, které jsou náročné na přípravu a velmi zásadní pro celý Valbek na další 4 roky. Dříve se nabídky vázaly do šanonů a jedna nabídka měla třeba i okolo 400 listů (podávalo se jich klidně i 12 najednou). Nyní jde vše elektronicky a tudíž už se velikost nabídky měří v megabitech:-D

Co považuješ za největší výzvy ve své práci? Jsou to termíny, legislativa, koordinace nebo něco jiného?

Asi si přečíst kompletně zadávací dokumentaci a pak někdy získat požadované informace od kolegů.

Veřejnost často vnímá hlavně práci projektantů. Co by podle Tebe lidé možná netušili o práci obchodního oddělení?

Možná to, že ať sedí kolegyně v Plzni, Praze, Ústí nebo v Ostravě, umíme pracovat jednotně a často si pomáháme už jen tím, že určité věci spolu konzultujeme nebo se radíme. Díky tomu umíme plynule navázat na přípravu nabídky, kterou začala kolegyně v jiné pobočce.

Pro představu v roce 2025 jsme dohromady za všechny obchodní oddělení podali 1600 nabídek, z nichž jsme přes 400 úspěšně uzavřeli.

Jaké vlastnosti a dovednosti by měl mít člověk, který by chtěl pracovat v obchodním oddělení projekční společnosti?

Vzhledem k tomu, že nyní se vše elektronizuje, je třeba rozumět počítačové technice, umět pracovat s různými softwary a aplikacemi. Musí umět držet krok s dobou.

Zažila jsi za těch 15 let ve Valbeku nějakou situaci, na kterou dodnes ráda vzpomínáš nebo která Tě profesně nejvíce posunula?

Vzpomínám si na jednu z mých prvních velkých nabídek, kde byla požadovaná bankovní záruka. Špatně jsem tam spočítala dobu platnosti bankovní záruky a zadavatel nás vyloučil. Dostala jsem na začátku hned tu nejhorší lekci, která se může při podávání nabídek stát.

Byla jsem z toho dost špatná, ale nakonec to dopadlo tak, že všechny účastníky po jednom vyloučili a řízení zrušili, aby ho za pár měsíců vypsali znovu.

Co Tě i po patnácti letech ve Valbeku stále baví a proč bys práci ve Skupině Valbek doporučila ostatním?

Baví mě lidi, kteří jsou kolem mne. Jsou to lidé, se kterými se setkávám při různých teambuildincích, školeních nebo setkáních. Valbek by bez těchto lidí nefungoval, tak jak by měl. Je to jeden velký team a já jsem ráda, že jsem stále jeho součástí.

Vedle práce se věnuješ běhání a účastníš se maratonů. Je mezi přípravou na maraton a vedením obchodního oddělení nějaká podobnost?

Tady si dovolím další opravu, maraton jsem běžela jen jednou. Častěji běhám běhy, které jsou delší než maraton. Věkem ztrácím rychlost, ale zůstává jakási vytrvalost. Vést obchodní oddělení je též o vytrvalosti a trpělivosti, je třeba dávat dohromady dílek za dílkem. Stejně jako u ultraběhů, postupně krájíš jeden kilometr za druhým.

Jsi maminkou dvou dospívajících dětí. Jak se Ti daří skloubit náročnou práci s rodinným životem?

Když jsem nastoupila do Valbeku obě děti chodili do školky. V té době to bylo velmi náročné. Odvést děti do školky, být včas v práci. Někdy člověk dostal zásadní informaci k podání nabídky třeba v 16 h a já měla jen pár minut na kompletaci, odnést nabídku na poštu a v 16:30/17 h být ve školce a vyzvednout děti. No jsem ráda, že toto období mám za sebou. Děti už jsou skoro dospělé a zvládnou být doma samy i 10dní bez maminky. Příští a přespříští rok je čeká maturita.

V poslední době se velkou součástí Tvého života stal pes. Kdo u vás doma vlastně velí a stala se z Tebe už „psí máma“ naplno?

Benji je to nejlepší co mne potkalo. Pes vás naučí trpělivosti a ukáže vám, jak vypadá opravdová oddanost a upřímnost. Sice nemám psa s jednoduchou povahou, ale už od mala s ním pracuji, učím se ho pochopit, snažím se vnímat jeho potřeby a ukazuji mu svět. Pes s vámi půjde kamkoliv a bude s vámi ať si vymyslíte cokoliv.